Oturmuş süreçlere sahip olduğunu düşünen firma, mevcut programda işlerini istediği gibi takip edemediğini ve raporların firma işleyişini yönlendirme noktasında yetersiz kaldığını düşünmeye başlar. Bu noktada dışarıdan ve içeriden belli kişilerin fikirleri alınarak yeni ERP’nin hangisi olması gerektiğine karar verilir.
Dışarıdan; ERP firmaları, süreç danışmanları ve referans firmalarla görüşülür. Ancak, projenin sağlığı için en önemlisi içeriden kimlerin fikrinin alınması gerektiğidir.
UNUTMAYIN !!! ERP programları patronlara satılır, ancak programa verileri girecek kişiler operatör dediğimiz; eleman, uzman yardımcısı bazen de uzman pozisyonundaki kişilerdir. Veri girmenin ne kadar zor olduğunu, harcanan eforun ne kadar artacağını birebir onlar tecrübe ederler. Ne yazık ki, program seçim süresinde onların (ve hatta bazen yöneticilerinin dahi) fikirleri alınmaz. Patron en iyi raporu, en hızlı bir şekilde almak ister. Ama, raporun doğru sonuçlar vermesi en alt seviye(ler)deki kişilerin doğru veri girişiyle mümkündür.
Yalnız seçim sürecinde tüm personelin fikrinin alınması konusu fazla da abartılmamalıdır. Hepinizin bildiği gibi .her firmada Excel canavarları vardır 😊 Onlar olmadan firmanın hiç bir işi yürümez. O raporu hazırlamayı sadece onlar bilirler. 1 hafta izin kullansalar, sürekli aranırlar. Sürekli aranmak bana göre sistemsizliğin bir sonucuyken, onlara göre vazgeçilmezliğin bir sebebidir. Bu kişiler yeni bir ERP programına geçildiğinde bu raporların programdan hazir alınacağını düşünerek kendilerine ihtiyaç kalmayacağını düşünürler. Genellikle de projeyi baltalarlar. “Kullanıcı direnci” deyiminin çıkış noktası bu çalışanlardir. Özetle, kullanıcıları hiç kaale almamak da, tamamen onların yönlendirmesiyle ilerlemek de yanlıştır.
Kullanıcıların fikirlerini almak, mutlaka birebir her bir kullanımıyla görüşmek anlamına gelmemelidir. Proje başlamadan once, ERP karar ekipleri kurulur. Bu ekipte sadece bölüm yöneticileri bulunur. Yöneticiler, kullanicilardan aldıkları geri bildirimler vasıtasıyla, hangi ERP olması yönündeki fikirleri yonetime iletirler. Yani yönetimle kullanıcılar arasında köprü pozisyonu görürler. Ayni zamanda, programdan kendi beklentilerini de aktarma şansı bulurlar.
Son kullanicilarin başta fikrinin alınması, programa geçildikten sonraki tepkileri minimuma indirir, çünkü fikir onlardan gelmiştir.
