‘Proje’ amacı, hedefi ve bütçesi olan başlangıç ve bitiş tarihi olup temelinde değişim yaratma anlayışı ile uygulanan spesifik bir konu, ürün veya hizmet çıktısına sahip sistemli çalışmalar bütünüdür. Proje yönetimi ise proje iskelet yapısının yönetilmesi, yürütülmesi, raporlanması, standartlara uygun çerçevede uygulanıp denetçilerin istedikleri kapsam ve proje dokümanı haline getirilmesini içermektedir. Proje yönetiminin bilgi kapsamında, yönetimden iletişime, bütçeden öngörülebilir risk ve kaliteye, paydaşlardan entegrasyon yönetimine, insan kaynaklarından tedarik ve zaman yönetimi süreçlerine kadar uzanan kapsamlı süreçler bulunmaktadır. Bu süreçlerin doğru kişiler tarafından ve doğru ekip ile yönetilip dijital ortamda kayıt altına alınıp takip ediliyor olması önem arz etmektedir.
Mevcut kaynak ve kapasite ile en doğru yaklaşım ve stratejinin belirlenmesi konusunda hayati öneme sahip olan proje yönetim arketipi her firmada sahip olunan kültür sebebiyle farklılık gösterecektir. Önemli olan bu yaklaşımın eylem planında parçadan bütüne kapsayıcı bir role sahip olup bu farkındalıkla şirketlerin yatırımlarını yapıyor olmasıdır. Kurumların yönetim, sürdürülebilirlik ve kalite yapıtaşlarının doğru zamanda doğru projelerle yapılanması için proje yönetim stratejilerini uygulama konusunda disiplinli ve sistematik bir dizi süreçten geçmeleri ve bu alanda uzmanlaşmış proje yönetim profesyonelleri ile iş birliği yapmaları gerekmektedir. Bu hususta günümüzde Türkiye ve Dünyanın birçok yerinde PMO(Project Management Office)’ lar açılmış ve kurumlarla ürün, hizmet veya organizasyonel süreçleri hakkında ortak çalışmalar yapmaktadırlar. Hatta çoğu firma kendi bünyelerinde PMO oluşturmaya ve bu alanda yetenekli ilgili yetkinliğe sahip kişileri gerekli eğitim ve sertifikasyon programına tabi tutarak aynı amaca hizmet etmeleri için yönetsel organizasyonda yetkilendirip kendi ekibini kurma fırsatı tanımaktadır.
Bir projenin stratejik yol haritasının belirlenmesi ve sürekliliğinin sağlanması için proje yaşam döngüsünün iyi planlanması gerekmektedir. PMI(Project Management Institutes) tarafından proje yaşam döngüsü ‘’ bir projenin başlangıcından bitişine kadar geçtiği fazlar dizisi’’ olarak tanımlanmıştır. Aslında buradan da projenin yaşayan bir süreç ve çok sayıda birbirini tamamlayan katmandan oluştuğunu anlayabiliriz. Bir diğer önemli nokta proje yaşam döngüsünün sürekli ve uygulanabilir olmasıdır. Bu sayede akabinde projelendirilecek tüm süreçlere de uyarlanabilmeli ve aynı başarı üzerine tecrübe ve bilgi birikimi eklenerek diğer projelerde de hayat bulabilmelidir. Günümüzde proje yönetim metodolojilerine çevik yönetim de dahil edilerek hibrit proje yönetim süreçleri ortaya çıkmıştır. Böylelikle müşteri odaklı, hızlı, esnek ve sistemli proje yaklaşım teknikleri ile korelasyon oluşturularak niş projelere özel proje yaklaşım metodolojileri geliştirilebilmektedir.
Proje yönetimi süreçlerinde bir diğer önemli husus süreçlerin verimli yönetilebilmesidir. Farklı proje süreç alt kırınımlarında uygulanabilecek sistematik yaklaşımlar kullanılmaktadır. Örneğin, altı sigma yönteminden biri olan SIPOC (supplier, input,process,output,customer) diyagramı ,PUKÖ (planla, uygula, kontrol et, önlem al) döngüsü , DMAIC (define, measure, analyze, improvement, control) , SMART+C (spesific, measurable, achievable, realistic, time bound, competitive) , GANTT Chart, CPM ( critical path method), WBS (work breakdown structure) Diyagramı veya maliyet yönetimi çalışmalarında BBN (Başabaş Noktası Analizi) ve EVM (Kazanılmış Değer Analizi) gibi birçok teknik kullanılabilmektedir. Bu teknikler öngörülebilirlik, şeffaflık, tutarlılık, örgütsel öğrenme, odaklanma ve esneklik sağlamaktadır.
Teknoloji ve çağımızın gerekliliği söz konusu olduğunda proje yönetim süreçlerinin de dijitalleşmesi, dijital ortamda takip edilip arşivlenmesi yadsınamaz bir gerçek halini almıştır. Bu sebeple güncel teknolojilere uyum sağlayarak hızlı ve sistemli farklı analiz teknikleri kullanılarak proje yönetmek ve bu alanda sürekli gelişmeleri ve trendleri takip etmek şirketlerin iş geliştirme süreçlerinde bir adım öteye taşıyacak, rekabet güçlerini arttıracak ve sürekli güncel kalmalarını sağlayacaktır. Mert Yazılım olarak, teknoloji ve yazılım firması olmanın vermiş olduğu sorumluluk bilinciyle üretim sahalarının dijital dönüşüm süreçlerinin bel kemiği niteliğinde MES(Manufacturing Execution Systems) ve MOM(Manufacturing Operations Management) çözümleriyle akıllı ve görsel fabrikalar projelerini uyarlıyor ve hayata geçiriyoruz. Tüm süreçlerimizi Agile, Scrum ,Waterfall ve benzeri metodolojilerle takip ediyor ISO 15504 Spice standartlarında projelerimizi yönetiyoruz.
Melis ARABACI
trexAcademy Training Officer
